El trabajo de una gestoría está orientado a que otras empresas puedan llevar una gestión más eficiente y precisa. Utilizar herramientas modernas y adaptadas a las nuevas necesidades del mercado es la mejor solución para conseguirlo.
Trabajar en la nube supone un gran salto de calidad y eficiencia para una gestoría, sobre todo en aspectos como la agilidad de sus procesos internos, la comunicación con sus clientes, o la seguridad de los datos personales y sensibles que maneja.
A continuación, veremos cómo funciona una gestoría y por qué es necesario que apuesten por soluciones cloud hoy en día.
Cómo funciona una gestoría y qué necesita para su buen desarrollo
En una gestoría empresarial se trabaja con una gran cantidad de datos de las empresas que gestiona. Entre esos datos, muchos de ellos tienen un carácter personal o sensible (como datos personales de los trabajadores, por ejemplo) que deben ser tratados de forma correcta para garantizar su protección.
Una asesoría se divide en diferentes departamentos o áreas, que deben tener una comunicación fluida y eficiente para acelerar su trabajo, evitar solapar tareas y ofrecer un servicio más rápido y eficiente a sus clientes. Las distintas áreas diferenciales de una gestoría suelen ser contabilidad, fiscal, laboral y recursos humanos, principalmente.
El funcionamiento de una asesoría se divide en dos tipos de acciones. Las acciones planificadas que deben realizarse cada día como confección de nóminas, altas de trabajadores, cálculo de impuestos, gestiones en administraciones públicas, por ejemplo. Y las acciones no planificadas que provienen de solicitudes que realizan sus clientes cada día. Para poder atender a este volumen de trabajo planificado y no planificado es necesario disponer de un sistema de organización y gestión eficaz y flexible.
Ventajas de trabajar en la nube para una gestoría
Para una asesoría en administración de empresas trabajar en la nube supone un salto en calidad, productividad, competitividad y seguridad.
Los beneficios que se obtienen al trabajar una gestoría en la nube son:
Seguridad de la información
Uno de los beneficios más importantes de migrar a la nube para una gestoría es la tranquilidad que ofrecen sus mecanismos de seguridad para proteger la información y sistemas.
El cloud es un entorno seguro que utiliza conexiones cifradas que garantizan la privacidad e integridad de los datos que se intercambian por internet. También cuenta con otras herramientas que incrementan notablemente la seguridad como sistemas de backup o copias de seguridad periódicos y automatizados, alta disponibilidad (balanceo de cargas y réplica de servidores) y disaster recovery (para poder seguir con la actividad de la asesoría, aunque se produzca un desastre o catástrofe como una inundación o un incendio).
En una gestoría tradicional la información se almacena en documentos de papel, que, además de ocupar mucho espacio y tiempo para clasificarlo, se puede estropear con facilidad. También se guarda información en sistemas locales con un bajo nivel de seguridad que no garantizan la disponibilidad de la información en todo momento. Al trabajar en la nube, la gestoría apuesta por la digitalización documental, pudiendo estar tranquila en todo momento, en que los documentos de sus clientes están correctamente almacenados, en perfecto estado, y disponibles a cualquier hora y desde cualquier lugar.
Ahorro de costes
Las soluciones cloud proporcionan a la gestoría diversas formas de reducir sus costes, entre las que podemos destacar:
- Inversión en hardware y licencias. Con servicios cloud la gestoría no tendrá que realizar una inversión en servidores y otros componentes de hardware para disponer de sus herramientas digitales de trabajo. Tampoco tendrá que preocuparse de pagar costosas licencias de software ni de su renovación periódica.
- Gastos de actualización y mantenimiento. Otros gastos que se ahorran las empresas al trabajar en la nube son los relacionados con la actualizaciones, averías y mantenimientos de servidores y otros elementos informáticos.
- Gastos de personal. La nube ofrece muchas formas de ahorrar costes en personal. Por ejemplo, no será necesario disponer de una persona que lleve la documentación a la empresa o la envíe por correo ni tampoco será necesario acudir a las oficinas de una empresa para firmar documentos. El trabajo en cloud automatiza muchas de las tareas repetitivas y monótonas de una asesoría, permitiendo optimizar los recursos de personal.
- Incremento de la productividad
La tecnología cloud favorece el intercambio de datos, la conexión remota de sistemas y equipos informáticos, la automatización de tareas y la reducción de tiempos. Apostar por una solución en la nube para la gestión de una asesoría o despacho profesional permitirá a la empresa incrementar su nivel de productividad, actuando de forma más rápida y precisa en todas sus áreas y procesos.
Mejor servicio a sus clientes
La interacción asesoría-cliente-asesoría es una gran ventaja del uso de la nube en una gestoría. La comunicación bidireccional con los clientes aporta grandes beneficios en cuanto al acceso a documentación (nóminas, impuestos, autorizaciones, informes, balances, etc.), la firma digital de documentos (sin necesidad de desplazamientos) y la posibilidad de realizar presentaciones telemáticas en nombre de clientes de forma remota.
Para una gestoría, trabajar en la nube ha pasado de ser una alternativa a una necesidad. Las numerosas ventajas que ofrece el cloud para este tipo de negocios son numerosas, destacando la mejora del servicio al cliente, la tranquilidad de tener todos los datos siempre a salvo, y la mayor productividad y rentabilidad del negocio.
